Latvijas Nacionālais arhīvs nav izveidojis efektīvu elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmu
Kā norāda VK, secinātais īpaši attiecināms uz valsts informācijas sistēmās (VIS) un reģistros uzkrātajiem datiem ar arhīvisko vērtību. Nepārvaldot datus pēc to vērtības, tie arhīvā nenonāk un turpina uzkrāties iestāžu informācijas sistēmās (IS).
VK padomes locekle Ilze Bādere norāda, ka lēnā elektronisko dokumentu saņemšana uzglabāšanai arhīvā apdraud arhīva pamatfunkcijas – uzkrāt un glabāt dokumentāro mantojumu.
Bādere pauž, ka individuāli un sabiedrībai kopumā tas nozīmē to, ka nevaram paļauties uz LNA spēju sniegt izziņas jomās, kurās šobrīd informāciju apstrādā elektroniski. Jomas, kurās datus apstrādā tikai elektroniski, strauji pieaug, un tehnoloģiskais progress sekmē tajās uzkrātās informācijas apjoma būtisku pieaugumu.
“Diemžēl LNA šim progresam netiek līdzi, un tas ir tikai likumsakarīgi, jo nevar gaidīt progresu jomā, kurā nav ieguldīti atbilstoši resursi,” uzskata Bādere, vienlaikus norādot, ka tāpēc LNA ir jāstiprina kapacitāte un jārīkojas mērķtiecīgi, lai tas metodoloģiski, tehnoloģiski un resursu ziņā spētu nodrošināt elektronisko dokumentu pieņemšanu glabāšanā arhīvā.
Pašreizējais elektronisko dokumentu saņemšanas temps uzglabāšanai arhīvā rada riskus informācijas zudumiem un iedzīvotāju iespējām nākotnē saņemt sev interesējošo informāciju no LNA. Viena no LNA funkcijām ir pieņemt glabāšanā un saglabāt dokumentus ar arhīvisko vērtību, taču LNA līdz šim nav spējis pietiekoši kvalitatīvi organizēt un plānot šos procesus attiecībā uz e-dokumentiem un datiem.
No 2023. līdz 2025.gadam LNA plāno pieņemt glabāšanā datus no vēl 23 VIS. Turpinot šādā tempā, apzināto VIS datu ar arhīvisko vērtību pirmreizējo saņemšanu LNA varētu pabeigt tikai pēc 2035.gada. VK vērtējumā, tas ir nesamērīgs termiņš un rada nozīmīgus riskus.
Revīzijā secināts, ka nepietiekami resursi ir galvenais iemesls lēnajam e-dokumentu un datu saglabāšanas arhīvā procesam. Proti, tikai trīs no kopumā 384 LNA darbiniekiem veic tehniski sarežģītāko elektronisko dokumentu pieņemšanas procesa daļu. Tas ir nesamērīgi mazs resurss, ņemot vērā, ka iestāžu IS uzglabāto datu ar arhīvisko vērtību pieņemšana arhīvā ir jauns process, kas ir izaicinājums gan iestādēm, gan LNA.
Vienlaikus tieši e-dokumentu un datu apjomi un to specifika pastāvīgi palielinās un mainās straujās pārejas uz digitalizāciju dēļ gan privātajā sektorā, gan valsts pārvaldē. Attiecīgi, lai veiksmīgi nodrošinātu arhivēšanas procesu, ir jāpiesaista atbilstoši cilvēkresursi un LNA jāvērtē iespējas pilnveidot visu nodarbināto zināšanas, lai e-dokumentus spētu pieņemt plašāks loks darbinieku.
Valsts iestāžu iesaisti dokumentu arhivēšanā kavē neveiksmīgs metodiskais atbalsts. Jau 2015.gada revīzijā VK secināja, ka e-dokumentu nodošana glabāšanā arhīvā nenotiek automatizēti, jo iestādēm trūkst izpratnes, kā to praktiski organizēt.
Tā iemesli bija arī nepietiekams normatīvais regulējums un vadlīniju trūkums, kas iestādēm skaidrotu normatīvos noteiktās prasības, lai e-dokumentu sagatavotu nodošanai glabāšanā arhīvam.
LNA izstrādātās vadlīnijas nav sekmējušas iestāžu izpratni un glabāšanā nodoto e-dokumentu apjomus. Situāciju sarežģī arī fakts, ka LNA tīmekļvietnē ir apgrūtinoši atrast vajadzīgo informāciju un to patstāvīgi pielietot, proti, bez LNA darbinieku konsultācijām.
VK ieskatā, LNA jāveicina VVAIS funkcionalitātes aktīvāka un plašāka izmantošana, izvērtējot iespēju e-dokumentiem noteikt obligātu sistēmas izmantošanu jau normatīvo aktu līmenī. Tomēr, lai to izvirzītu par obligātu prasību normatīvo aktu līmenī, LNA ir jāizvērtē pirms daudziem gadiem izstrādātās sistēmas atbilstība arhivēšanas procesiem un mūsdienu tehnoloģiju iespējām, par ko tika sniegts viens no Valsts kontroles ieteikumiem.
VK norāda, ka līdz 2024.gada beigām plānota VVAIS e-pakalpojuma portāla pilnveide par 266 000 eiro, izmantojot Atveseļošanas un noturības mehānisma finansējumu, taču šie pilnveidojumi ir orientēti uz e-pakalpojumu uzlabošanu privātpersonām un attiecīgi valsts iestāžu darbu ar VVAIS diemžēl neietekmēs.
Bādere pauž, ka, ņemot vērā zemo VVAIS izmantošanas statistiku, arhīvu jomā nozīmīgi dokumentu apzināšanas, saskaņošanas un pieņemšanas procesi arvien nav elektronizēti. Tādējādi arhīvu nozare Latvijā atpaliek no citām jomām, kurās ir ieviesti un tiek izmantoti risinājumi elektroniskai informācijas apritei.
Kā piemērus Bādere norāda to, ka jau gadiem dokumentu apriti valsts pārvaldē organizē elektroniski, gada pārskatus Valsts kasē iesniedz elektroniski “ePārskatu” sistēmā, nodokļu pārskatus un deklarācijas Valsts ieņēmumu dienestā iesniedz, izmantojot elektroniskās deklarēšanas sistēmu.
Kopumā VVAIS izstrādei izlietoti vairāk nekā četri miljoni eiro, uzturēšanai un attīstībai vidēji gadā izlieto 40 000 eiro, kā arī līdz 2024.gada beigām par 266 000 eiro plānots pilnveidot pakalpojumu portālu.
Pašlaik gandrīz puse no iestādēm, kurās veido e-dokumentus, un vairāk nekā 90% informācijas no VIS datu ar arhīvisko vērtību vēl nav nodoti glabāšanā arhīvā. Līdz ar to revīzijā nebija iespējams novērtēt, vai ilgtermiņa datu arhīva glabāšanas pakalpojuma apjomu LNA ir noteicis atbilstoši. Lai savlaicīgi apzinātu nepieciešamās tehnisko resursu jaudas un vienlaikus nepārmaksātu par jau rezervētajām, bet neizmantotajām jaudām, LNA regulāri jāveic aplēses par prognozējamo glabāšanā paredzamo datu apjomu pieaugumu.
Bādere norāda, ka, saskaņojot šajā revīzijā sniegtos ieteikumus, LNA apņēmās piecu gadu laikā pieņemt glabāšanā vismaz 40% no valsts IS apzinātajiem datiem ar arhīvisko vērtību un 75% pastāvīgi glabājamos elektroniskos dokumentus.
